Impor Bukti Potong Formulir 1721 A1 dan 1721 A2 dengan Menggunakan e-SPT Masa PPh Pasal 21 Tahun 2014

Tahun 2014 sudah semakin renta. Dua hari lagi kita akan memasuki tahun 2015. Harapan dan doa untuk tahun yang lebih cerah tentu tak putus kita panjatkan.

Sehubungan dengan pergantian tahun tersebut ada kewajiban bagi pemotong pajak khususnya PPh Pasal 21 untuk membuat rekapitulasi pemotongan PPh Pasal 21 selama satu tahun. Untuk perusahaan atau instansi yang mempunyai karyawan kurang dari 20 orang, mungkin tidak terlalu risau karena masih bisa menggunakan formulir manual. Hal yang harus diperhatikan adalah formulir yang digunakan berbeda dengan tahun yang lalu.

Untuk perusahaan dan instansi yang sudah wajib menggunakan e-SPT Masa PPh Pasal 21 Tahun 2014 (lihat tulisan kami sebelumnya di sini.) bisa jadi akan menemukan masalah karena mungkin baru pertama kali mempergunakannya. Untuk yang mempunyai karyawan tidak terlalu banyak, mungkin masih bisa mengisi secara manual satu per satu dengan menggunakan e-SPT karena dalam aplikasi tersebut sudah dapat menghitung pajak secara otomatis. Namun untuk perusahaan yang mempunyai karyawan ratusan atau bahkan ribuan, tentu akan menyita waktu dan tenaga jika dilakukan secara manual satu per satu.

Untuk membantu wajib pajak mengisi Bukti Potong Formulir 1721 A1 maupun 1721 A2 secara lebih mudah, dalam aplikasi e-SPT Masa PPh Pasal 21 Tahun 2014 menyediakan fasilitas impor data ( lihat tulisan kami tentang impor data di sini). Sayangnya dalam aplikasi e-SPT tidak terdapat petunjuk yang jelas mengenai tata cara impor data bukti potong ini. Petunjuk dalam aplikasi ini terdapat dalam folder C:Program Files/DJP/e-SPT Masa 21-26 2014/Help e-SPT Masa 21-26 2014 hanya memberikan petunjuk sebagai berikut:

 

Dalam petunjuk dalam aplikasi e-SPT ternyata tidak menjelaskan secara rinci bagaimana cara mengisi dan menyiapkan file csv sebagai kunci utama keberhasilan proses impor data. Setelah melalui beberapa kali trial error, kami mencoba membuat tulisan tentang tata cara impor data bukti potong Formulir 1721 A1 dan A2.

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat melakukan impor data adalah sebagai berikut.

Menyiapkan File csv

Kunci utama keberhasilan saat melakukan impor data adalah kebenaran saat mengisi file csv yang sudah disediakan oleh aplikasi e-SPT ( lihat di folder C:Program Files/DJP/e-SPT Masa 21-26 2014/dokumentasi/csv format/contoh csv). 

Sebelum kita mengisi file csv yang perlu disiapkan terlebih dahulu adalah perhitungan PPh Pasal 21 selama 1 tahun atas semua karyawan yang dilakukan secara manual. Hal ini mutlak diperlukan karena dalam impor data ini kita tidak dapat menghitung PPh Pasal 21 karyawan secara otomatis seperti kalau kita mengisinya satu per satu. Perhitungan manual tersebut bisa dibuat dengan file excel dengan membuat kolom-kolom sebisa mungkin disesuaikan dengan Formulir 1721 A1 atau A2 manual. Untuk lebih memudahkan saat memindahkan ke dalam file csv, kolom-kolom tersebut bisa dibuat menyesuaikan dengan format dalam file csv dalam aplikasi ini.

Setelah penghitungan manual siap dan valid, terutama dalam pengisian NPWP (karena kesalahan format NPWP satu digit saja akan mengakibatkan gagal impor data), kita bisa membuka file csv yang disediakan dalam folder tersebut di atas. Anda tinggal pilih file 1721_bp_A1.csv untuk Formulir 1721 A1 (untuk perusahaan swasta) atau 1721-bp_A2.csv untuk Formulir 1721 A2 (untuk instansi pemerintah)

Perlu ketelitian dan kesabaran yang ekstra keras saat mengisi file csv ini agar tidak terjadi error saat impor data. Karena setiap terjadi kesalahan kita harus mengulang kembali file csv yang sayangnya karena formatnya csv maka setiap kita buka ulang lagi filenya akan kembali ke format awal (terutama format NPWP). Untuk mencegah itu maka kami menyarankan untuk mengisi file impor tersebut dalam format excel (.xls atau .xlsx) dengan melakukan Save As dalam format Excel Workbook atas contoh file csv tersebut di atas. Selanjutnya apabila file excel tersebut sudah siap diimpor kita bisa lakukan Save As dalam format csv.

 

Format Impor Data Form 1721 A1

Format impor data 1721 A1 dalam aplikasi ini cukup panjang kolomnya (dari kolom A hingga AO). anda mungkin akan sedikit keder melihat begitu panjangnya kolom ini. Tapi tenang, jika Anda sudah mempersiapkan perhitungan manual yang disesuaikan dengan format ini tentu lebih mudah. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengisi format ini.

Yang pertama, pastikan Masa Pajak terisi untuk Masa Pajak Desember (12), karena formulir 1721 A1 maupun A2 hanya bisa dilakukan saat Masa Pajak Desember saja!.

Yang kedua, untuk penomoran bukti potong sesuai dengan petunjuk dalam lampiran PER-14/PJ/2013 adalah sebagai berikut : 1.1-mm.yy-xxxxxxx. Sehingga saat pengisian format impor ini Nomor Bukti Potong untuk Masa Pajak Desember 2014 adalah 1.1-12.14-0000001, dan seterusnya.

Yang ketiga, Masa Perolehan Awal dan Masa Perolehan Akhir diisi sesuai dengan Masa kerja karyawan selama tahun 2014. Misalkan untuk karyawan yang kerja selama setahun penuh  diisi Masa Perolehan Awal : 1 dan Masa Perolehan Akhir : 12, dan seterusnya.

Yang keempat, Format NPWP adalah 15 digit. Lihat tulisan kami sebelumnya di sini

Yang kelima, Jenis kelamin, untuk laki-laki (male) diisi M dan perempuan (female) diisi F

Yang keenam, kolom WP Luar Negeri untuk karyawan WNI diisi N (No) dan kolom kode negara dikosongkan dan untuk karyawan asing diisi Y (Yes), sedangkan untuk Kode Negara diisi sesuai negara asal karyawan. (Bisa dilihat di tulisan kami sebelumnya)

Yang ketujuh, kolom Kode Pajak untuk perusahaan non dana pensiun yaitu 21-100-01 sedangkan untuk perusahaan dana pensiun diisi 21-100-02

Yang kedelapan, kolom Jumlah 1 hingga Jumlah 20 diisi dengan angka sesuai dengan format manual 1721 A1. Untuk kolom jumlah-jumlah tertentu, kita bisa menggunakan rumus excel tapi pada saat kita menyimpan dalam format csv, jangan lupa untuk melakukan copy-paste value.

 

Yang kesembilan, kolom Status Pindah diisi Y jika pegawai yang bersangkutan mengalami mutasi dari cabang perusahaan atau unit lain.

Yang kesepuluh, untuk kolom NPWP dan Nama Pemotong diisi dengan NPWP dan Nama petugas yang ditunjuk sebagai pemotong pajak, biasanya bagian payroll atau gaji.

 

Format Impor Data Form 1721 A2

 

Anda tak perlu pingsan saat membuka file ini karena jumlah kolom dalam format 1721 A2 ini jumlahnya lebih fantastis, yaitu dari kolom A hingga AW atau sebanyak 49 kolom!!

Untuk pengisian kolom Masa Pajak dan lain-lain yang sama dengan Formulir 1721 A1, diisi sama seperti saat kita mengisi Formulir 1721 A1 sebagaimana dijelaskan sebelumnya. Untuk pengisian kolom-kolom lainnya, Anda bisa simak berikut ini.

Yang pertama, kolom NIP, Pangkat, Golongan dan Nama Jabatan bisa diisi sesuai dengan pangkat golongan pegawai yang bersangkutan. Contoh NIP: 196802121997031002, Pangkat : Penata Muda, Golongan : III a, Nama Jabatan : Kepala Seksi, dan seterusnya disesuaikan dengan nama kepangkatan dalam instansi terkait.

Yang kedua, kolom Jumlah 1 hingga Jumlah 23b diisi sesuai dengan angka-angka sesuai dalam Formulir 1721 A2 manual.

 

Impor Data

Setelah format csv terisi dengan benar, langkah selanjutnya adalah melakukan impor data dengan cara sebagai berikut.

Yang pertama, buka file e-SPT dan selanjut Pilih SPT dan buat SPT Baru Masa Pajak Desember 2014

 Yang kedua, lakukan impor data dengan cara klik CSV

 

Yang ketiga, pilih file csv yang telah kita isi sebelumnya dengan cara sebagai berikut :

 

Pastikan file csv yang akan kita impor tidak dalam keadaan terbuka. Harus diclose terlebih dahulu. Lalu lakukan impor dengan cara klik Impor.

Yang keempat, apabila data yang kita impor kita gagal, maka akan ada notifikasi dari program e-SPT berapa fata yang gagal. Untuk lebih jelasnya program e-SPT akan mengirimkan data notifikasi error (error log) dalam bentuk file notepad yang otomatis tersimpan di folder C: Program Files/DJP/e-SPT Masa 21-26 2014/errorlog.

 

Selamat membantu dan selamat mencoba !

 

 

Salam

Sigit Raharjo (KP2KP Pelaihari)